Vigtige funktioner ved et CRM-system:

Kalender/Remainder system,

Kalender/ reminder systemet er en tidshåndterings computer software, der er designet til at advare brugeren om vigtige begivenheder. De fleste programmer har en digital kalender og/eller listevisning af begivenheder, samt et remindersystem.

Stort set alle CRM-systemer har et synkroniseret kalendersystem der gemmer vigtige datoer, begivenheder, kontakter og andre vigtige oplysninger. Det betyder at alle oplysninger står til rådighed hvis en kunde skulle kontaktes.

Opbevaring af digitale dokumenter

De fleste CRM systemer har en funktion der bruges til at opbevare dokumenterne et sted, sådan at alle brugere har mulighed for at få adgang til dokumenterne og kan nemt søge blandt dem. Det gør at hele dit team har nem adgang til dokumenter i stedet for at man skal til at dele et dokument til hver enkelte person.

Det erstatter et computerdrev og skydrev, f.eks. Google-drev, Dropbox eller Box. At have dokumentlager sparer dig besværet ved at lede efter dokumenter, fordi dine salgsdokumenter er gemt på et lokalt sted.

Email marketing

Email marketing er i nogle systemer indbygget i CRM-værktøjet og ved andre tilgængelig som add-on. Denne funktion giver dig synlighed, når dine email-kampagner klikkes og åbnes. CRM-værktøjer integreres generelt med populære e-mail-tjenester som Gmail, MailChimp og Outlook.

Email marketing organiserer email skabeloner og kampagner for at spare tid. Derudover vil det tillade yderligere tilpasning for at få bedre responsrate. Samlet hjælper dit salgsteam med at være mere produktiv og øge kundesvarssatserne.

Intern chatfunktion

Chatfunktionen er et online kommunikationsværktøj der hjælper brugere med at komme i kontakt med din virksomhed; uanset om de har spørgsmål, har brug for hjælp til at finde rundt eller ønsker at finde værdifuld information.

Ved at integrere et chatprogram direkte fra din CRM-software, kan du chatte med medarbejdere, partnere og give kundesupport, alt fra samme brugergrænseflade. Det er en meget hurtigere form for kommunikation end f. Eks email og kan være med til at lukke aftaler hurtigere.

Med integreret chat i din CRM-løsning kan du tilbyde en hurtigere og en mere personlig service. Nogle chat systemer kan man skrive i den samme chat men i forskellige tråde.

Marketing automation

Marketing automatisering er en teknologisk platform, der styrer markedsføringsprocesser og multifunktionelle kampagner på tværs af flere kanaler. Det er med til at sikre at den rigtige modtager får leveret det rigtige indhold på det rigtige tidspunkt.

Udover dette, hjælper det med at få mere ud af en pipeline og forstå forholdet mellem dit salgs- og marketingarbejde ved at designe adfærdsbaserede flows og dermed bygge til med de nødvendige indholdselementer.

Man kan enten købe en robust løsning på forhånd eller integrere et CRM med specialløsninger, som behovet opstår.

Et af de mest almindelige skridt for en virksomhed efter køb af CRM, er at investere i en marketingautomatiseringsløsning. Der findes to typer marketing automatiseringsplatforme.

Den ene, er baseret på dataindsamling, hvor brugerens adfærd er kernen og den anden er en email marketing platform, der har udviklet en adfærdsbestemt automation.

Integration af markeder vil give virksomheden yderlige indsigter i køberadfærd via cookie-baseret sporing på websiten og optimere virksomhedens marketingbudget for at øge de samlede salgsintægter.

Quotes/Proposals

Tilbud og salgsforslag er juridisk bindende aftaler mellem en leverandør og en kunde for at levere klientens ønskede produkter inden for en bestemt tidsramme til en foruddefineret pris.

Tilbud eller forslagsledelse hjælper reps med at navigere mere komplekse salgstransaktioner. Virksomheder bruger tilbud til at give kunderne et detaljeret kig på, hvad de køber. Tilbuddet viser køberen præcis, hvad de får, og giver dem en gennemgang af, hvad hver enkelt vare gør.

Virksomheder, der ville have brug for det, har komplekse salgscyklusser eller højt tilpassede produkter som f.eks. Brugerdefinerede møbler eller en softwareproducent. Tilbud eller forslag forhindrer fejl i ordren og sikrer, at kunden afmelder sig på alle ændringer.

Integration af sociale medier

Integration af de sociale medier giver dig indsigt i, hvordan dit publikum interagerer med din virksomhed og giver dig information til hvordan du kan forbedre dine marketingstrategier og kundeoplevelse.

De fleste CRM sociale medier integrationer giver dig mulighed for at sende relevante opdateringer og interagere med kunder via Twitter, Facebook, LinkedIn og andre sociale medier platforme. Ved ikke at inkludere de sociale medier i din salgsindsats, går du glip af milliarder af salgsudsigter, der allerede har markeret deres interesser og har mange års data indsamlet til målrettet annoncering.

Sociale medier øger i høj grad din rækkevidde til dine kunder og deres netværk på en måde, du ikke kan opnå via e-mail eller telefonopkald alene.

Task management (opgavefordeling)

CRM-systemer er vigtige for at skabe overblik i en virksomhed. Det er vigtigt at ens team er med til at skabe stærke relationer med kunder ved at kontakte dem med løbende opdateringer på de rette tidspunkter med den rigtige information. Det kræver at opgavefordelingen er i orden sådan at medarbejderne ved hvem der skal tag stilling til hvad og hvornår.

Opgavefordelings funktionen er med til at samle alle vigtige gøremål hos hver enkelte bruger. Man kan altid oprette nye opgaver, både til sig selv og til sit team. Alle projekter bliver kategoriseret og samlet så brugeren kan få et hurtigt indblik til hvad status er på en specifik kunde eller projekt. Der er også mulighed for at skrive notater og synkronisere andre relevante informationer.

Task management giver dig værktøjerne til at fordele og iværksætte projekter og aktiviteter. På den måde spiller man ikke tid med forvirring blandt medarbejder og mister ikke værdifulde kunder. Alt informationen er samlet et sted så hvis der f.eks. er flere sælgere fra et team der arbejder sammen om et projekt, vil alle kunne se dokumenter, møder, deadlines og vigtige informationer omhandlende den kunde. Det er både godt for kunderelationer og sparer tid, der kan bruges på andre vigtige kunder.

Hvad bruges CRM til?

Det er et værktøj, brugt af mange virksomheder, som gør hverdagen nemmere ved at skabe nemme løsninger for kundesupport og analyser. CRM er et softwaresystem, der gør det muligt for en virksomhed at håndtere alle organisationens interaktioner med kunder og potentielle kunder.

Hvad indeholder et CRM system?

CRM involverer typisk en marketingsautomatiseringsplatform, sporingssoftware og kontaktstyring til kundeservice og teknisk support. Et CRM-system gemmer kundernes kontaktoplysninger, konti, kundeemner og salgsmuligheder på en central placering, ideelt i skyen, så informationen er tilgængelig for mange i realtid.

CRM systemer gemmer oplysninger, herunder hvor længe man har haft kontakt til en kunde, købsregistre, datoer og noter fra eventuelle telefonsamtaler og en oversigt over indgående e-mails, de har sendt til dit kundeserviceteam, med mere.

CRM optimere, styre og hjælper salgsprocessen.

CRM systemer hjælper med at styre pipelines og giver virksomheder bedre muligheder for at forudsige kundeadfærd og på den måde forøge salget.

CRM-software giver sælgeren et værktøj, der kan gøre salgsprocessen mere effektiv, samt forbedre resultaterne. Det hjælper med til at sikre at alle muligheder udnyttes og lærer medarbejderne at arbejde systematisk og procesorienteret, hvor de lærer at  forstå kundeadfærd og prioritere salgsindsatsen i henhold til en velovervejet strategi.

Det holde styr på salgsaktiviteter er yderst værdifuldt i forhold til analyse og opfølgning, hvilket også gør at en virksomhed kan målrette salgsindsatsen i forhold til sine kunder og komme med nogle præcise forecasts til, hvordan deres salg kommer til at se ud.

Virksomheden skal kunne følge med deres stigende kundeportefølje.

Selv om CRM-systemer primært lægger vægt på det salgsmæssige, er CRM-systemer også utroligt nyttige til markedsføring og kundeservice.

I takt med at et firma vokser, kan dets kundeservice oftest ikke følge med. Man kan hurtigt få skabt nogle utilfredse kunder, der opsiger indgåede aftaler, hvis de ikke føler sig værdsat.

Et CRM-system er derfor optimalt til at sikre glade kunder, da det gør relevant information nemt tilgængeligt ved at sende automatiske meddelelser, oplysninger og stiller FAQ’s til rådighed. CRM systemer forbedrer datalagring og sikrer sammenhæng i en virksomhed, hvilket er med til at forøge effektiviteten i kundeinteraktioner.

Kundedata er skal bruges til markedsføring.

CRM-software er designet med dine kunder i tankerne. En af de vigtigste måder at sig etablere kontakt til din målgruppe på, er via en gennemtænkt marketingindsats. Der er en række måder, hvorpå dette kan gøres, men det gennemføres bedst med hjælp af et professionelt CRM-system.

For det første skal virksomheden kende sin målgruppe og være i stand til at nå ud til dem på en effektiv måde. CRM systemer strukturerer og kategoriserer kunderne på baggrund af deres unikke interesser og kan derfor danne grundlag for effektive kampagner rettet imod netop dem. Sammen med et salgsteam, kan man bruge de relevante klientoplysninger, der er gemt i systemet, til at udvikle stærke marketingkampagner.

Opbevaring af oplysninger i systemet, som f.eks.

kontaktoplysninger, tidligere korrespondance og købshistorik, kan hjælpe markedsføringsfolkene med at skabe annoncer rettet mod netop denne målgruppe. Dette kan gøres via automatiserede tekstbeskeder og annoncer på de sociale medieplatforme. Annoncerne bliver udløst ved hjælp af de data, man indsamler via CRM software.

Arbejd med data i realtid ved hjælp af skyen.

Et ‘Cloud based’ CRM-system er et system, hvor CRM-softwaren, CRM-værktøjerne og organisationens kundedata ligger i skyen og leveres til slutbrugere via internettet.

Cloud-based CRM-software kan man få adgang til via internettet, hvilket gør det nemt for alle brugere at få adgang til de samme oplysninger i realtid. Medarbejdere kan endvidere logge ind på CRM-systemet samtidig fra enhver internet-aktiveret computer eller enhed, og CRM systemadministratoren kan definere forskellige adgangsniveauer i organisationen.

Mobilvenlig CRM.

I øjeblikket er der et voksende crossover til mobile CRM-løsninger med flere og flere virksomheder, der vælger en CRM-løsning, der kan understøtte en bred vifte af mobile enheder. Det er også en god ide at tænke på om den CRM-løsning, du vælger kan tilpasses til et voksende firma.

CRM er et vigtigt aktiv for salgsteamet.

CRM-software er med til at finde potentielle kunder, holde nuværende kunder tilfredse, hjælpe virksomheden til at vokse og holde den ajour med kundernes oplysninger og forretningsdata. De største brugere af CRM-software er naturligvis større virksomheder/organisationer med en kundebase af en hvis størrelse.

Et CRM-system er et salgsteams største aktiv, da det giver dem adgang til alle de kundedata, som de har brug for, for at vejlede potentielle kunder, indgå og lukke aftaler, samt sikre at kunderne får en positiv oplevelse.

Hvilket virksomheder har brug for et CRM system?

Ligesom virksomheder, kommer CRM-systemer i mange forskellige størrelser. Der findes mange virksomheder, der investerer i et CRM system designet specifikt til deres behov. De brancher, der oftest bruger CRM-systemer er typisk indenfor detail, serviceindustri, teknologi, bank, finans og produktion.

Når det er sagt, kan et CRM-system bruges af mange forskellige forretningstyper, både store og små. Hvis der er en form for kunderelation eller transaktion, kan et CRM-system hjælpe.

Målet med at anvende et CRM-system er at være mere organiseret omkring kundeaktiviteter og data for at øge produktiviteten og indtjeningen.

Bør din virksomhed tilknytte et CRM system?

Ofte kæmper virksomheder med at holde deres kunderelationer i topform, fordi de ikke har de rette værktøjer til at håndtere disse relationer. Hvis du kæmper med den del af din virksomhed,  samtidig med alle dine andre udfordringer, kan det være på tide at investere i et CRM-system.

Et af hovedformålene med CRM-softwaren er at hjælpe virksomheder med at sikre en stærk kundeoplevelse, der omfatter rettidige svar, assistance med køb og løsning af eventuelle problemer, som kunderne måtte have.

Softwaren understøtter den overordnede kundeserviceoplevelse på flere måder. CRM-software gemmer kundeoplysninger, herunder måder at kontakte dem, købshistorie og deres tidligere korrespondance med virksomheden. Både salgs- og marketingafdelinger kan slå klientoplysninger op og dermed udnytte disse bedre. Det hjælper dig også med at løse kundeproblemer hurtigt, hvis de skulle opstå.

Hvordan vælger man det rigtige CRM system?

Når man har besluttet sig for at investere i et CRM-system, så skal man jo bare lige beslutte sig for hvilket et. Der findes mange forskellige CRM modeller og systemer, og de kan variere meget i forhold til hvilke løsninger de lægger vægt på.

Det er let at blive overvældet, når man skal tage beslutning om valg af CRM-system. Derfor er det vigtigt at man kender sine behov.

Større firmaer får ofte justeret CRM softwaren til at passe til deres specifikke behov. Mindre firmaer har oftest ikke budgettet eller behovet for et specialudviklet software.

Som en lille virksomhed har du brug for alle de værktøjer og løsninger, som du kan få fat i, og som kan give dig en fordel i forhold til dine konkurrenter.

CRM-systemer er dit primære værktøj til at bevare kunderne og få nye potentielle kunder. Det vil være en fordel hvis dit CRM-system kan arbejde sammen med dine andre software-systemer, og at det kan udvikles i takt med at din virksomhed vokser, således at du også kan drage fordel af eventuelle nyudviklede  funktioner.

CRM og GDPR-lovgivningen

General Data Protection Regulation (GDPR) er en databeskyttelseslovgivning, der kræver at

virksomheder prioritere beskyttelsen af personlige data og sikrer at information, tilhørende EU-borgere, beskyttes.

Personligt data kan være alt fra et navn og Facebook billede, til bankoplysninger og helbredsinformation.

GDPR gælder for alle virksomheder som er etableret i EU, uanset on databehandlingen foregår i EU eller ej.

Fordi CRM-systemer indeholder så meget persondata følger der selvfølgelig sikkerhedsregler med. Derfor skal man understøtte følgende rettigheder, når man registrerer persondata:

Samtykke

Den person som registreres skal frivilligt afgive et specifikt og informeret samtykke. Der skal tydeligt stå hvad du registrere, hvad oplysningerne bruges til og hvor længe der er hensigt til at beholde det.

Retten til at blive glemt

Vedkommende har retten til at alt data omhandlende dem, blive slettet med mindre anden lovgivning kræver at de gemmes.

Retten til adgang

Den registrerede har retten til at se alt data der registreret om dem.

Retten til dataportabilitet

Den registrerede kunde har ret til at overføre sin data til en anden virksomhed.

Retten til berigtigelse

Den registrerede har retten til at rette alle gemte oplysninger i systemet.

Retten til at protestere

Dette er kundernes ret til afvise at blive indelt ind i særlige kundeprofiler. I forhold til CRM, er det retten til at protestere imod visse analyser, der har med formål om at forudsige forhold med hensyn til kundeadfærd og interesser.

Alle rettighederne skal tydeliggøres og presenteres for kunden for de registrerer sig som kunde.

Databeskyttelse skaber tryghed blandt kunder og er ofte villige til at bruge mere tid og penge på et firma der kan vise at de værner deres persondatabeskyttelse. Det er oftest de firmaer, der lægger vægt på persondatabeskyttelse, som får skabt tillid og mere loyale kunder.